Categories
創造力

疫情之下,在家辦公靠譜嗎?


疫情之下,在家辦公靠譜嗎? 1

  歡迎關注“創事記”的微信訂閱號:sinachuangshiji 

  文/燃財經工作室

  來源:燃財經(ID:rancaijing)

  此前,國務院下發通知將春節假期延長至2月2日,今天是假期結束後的第一個工作日。為了減少人群聚集,防止交叉感染,不少互聯網企業選擇於2月3日至2月7日讓員工在家辦公。

  “在家辦公”雖然早在上世紀80年代就在矽谷流行,但在國內一直不溫不火,疫情之後,這種方式會曇花一現,還是有可能成為未來企業辦公的主流方式?

多名受訪者告訴燃財經,2003年的非典疫情過後,阿里巴巴、京東等電子商務公司順風而起,而這一次全民打響的防疫戰或倒逼企業採用數字化、移動化辦公方式,以在疫情期間免費開放辦公軟件的騰訊、阿里巴巴、字節跳動為例,這些企業的新動作有望拉動遠程辦公行業的爆發式增長,帶動整個市場逆勢上揚。

不過,目前“在家辦公”協同軟件主要分為溝通IM、文檔協作、視頻會議/面試、任務管理四個主要類別,多以單品能力突出,怎樣集成協同是個問題,另外,如何保護數據隱私是企業用戶最關注的問題。

  對於更大範圍的企業管理者和員工而言,與防範疫情同等重要的挑戰是,在社會大面積延期返工的狀態下,如何利用遠程協作工具實現高效“在家辦公”。

  疫情下的“全民SOHO”

  在家辦公,在國外的名字叫SOHO(Small Office,Home Office),一度是個十分時髦的概念。

  早在上世紀80年代,IBM就開始在員工家裡設立“遠程工作站”。 2017年前後的數據統計顯示,IBM有將近40%的僱員都是SOHO一族。在IBM之後,Google、Facebook、Yahoo等一眾矽谷巨頭也加入了SOHO辦公陣營。企業節省費用,員工得到自由,這種辦公方式在全球越來越受歡迎。

  2020年這場肺炎疫情,也讓SOHO成了不少企業,尤其是互聯網公司被動卻最實在的選擇。國家規定假期延長至2月2日,地方陸續通知延遲復工,上海、浙江、廣東、北京等地方陸續發布通知,要求除必需行業外,各企業2月10日上班。

  疫情當前,自我隔離式的辦公方式成為企業和員工雙方的最優解,國內為“在家辦公”提供服務的公司,也迎來了新機會。

市面上的遠程協同辦公軟件主要分為溝通IM、文檔協作、視頻會議/面試、任務管理四個主要類別,部分公司基於既有產品,在疫情期間針對“在家辦公”推出了一些新功能,具體以升級原有功能、上線健康相關板塊、免費開放為主。

  企業微信:疫情期間,會議人數上限升級至300人,支持隨時隨地發起音視頻會議。主持人可管理與會人員;可投屏演示文檔或屏幕,支持實時標註演示內容。

  釘釘:發布了支持“在家辦公”的全套免費解決方案,包括遠程視頻會議、保障企業組織疫情期間消息精準觸達的DING功能、日程共享、任務協同、在線文檔協同、遠程打卡功能等。與此同時,釘釘還發布了員工健康功能,員工可健康打卡“報平安”。

  飛書:2020年5月1日前,用戶可免費使用不限時長音視頻會議、不限容量在線文檔與表格、審批管理等功能。同時上線“健康管理”服務,並向學校、企業等組織免費開放。

  小魚易連:疫情期間,小魚易連向全國政府機關、醫療機構、教育機構、企業單位免費提供100方雲視頻會議。使用小魚App可通過微信、短信或郵件等方式向同事發出會議邀請,快速組成視頻會議,相關成員輸入號碼即可加入會議。用戶還可錄製視頻會議,會後分享或反復觀看。

石墨文檔:開放遠程辦公版、不限席位;針對疫情需要的政府組織/志願者組織,企業版在這段時間內不收取任何費用;針對初次使用的企業設計了一些基礎模板:例如會議記錄、項目進度表、財務管理等。

  這一賽道中不乏巨頭身影,阿里的釘釘、騰訊的企業微信、字節跳動的飛書已擁有大批用戶,石墨文檔、小魚易連等創業型公司也曾獲得上億人民幣融資。

製圖 / 燃財經製圖 / 燃財經

  隨著企業數字化程度提升,移動辦公市場規模也在不斷增長。據華泰證券研究所和海比研究數據顯示,2012年、2017年國內移動辦公市場規模分別為53.7億元、194.4億元,2020年市場規模預計將達到478.3億元。

疫情之下,在家辦公靠譜嗎? 2

  細分場景將迎來新機會

  一直以來,在家辦公只是作為輔助功能出現,在這次疫情之下,在家辦公能藉勢爆發嗎?

  易觀分析師孫夢子告訴燃財經,2020年的這一場新型冠狀肺炎病毒疫情,倒逼企業短期內在家辦公,從長期來看,將推動整個遠程辦公行業向縱深發展。

  首先是疫情之下被迫在家辦公的企業,開始反思對數字化的重視程度。多數行業目前已經有了一定的數字化基礎,疫情過後,企業主便會加快數字化轉型的步伐,水漲船高,提供數字化服務的下游to B 企業會迎來快速增長期。

  第二波機會則屬於協同辦公中的各個主流細分場景。

  字節跳動旗下飛書負責人對燃財經表示,目前國內的雲協作產品,多以單品能力突出,如文檔功能或音視頻會議功能、或單獨的IM功能。

推出海納視頻面試的群星科技是一家30人規模的初創企業,其創始人梁公軍告訴燃財經,為了實現在家辦公,目前公司使用著多個應用,內部溝通和客戶溝通主要用微信和企業微信,工作文檔則放在Tower、Teambition、石墨文檔這類在線工具上。

  企業遠程辦公基於多元的工作場景,如即時通訊、協同文檔、在線會議、雲盤以及客戶管理、合同管理、員工培訓等,均需要對應的協同功能。

疫情之下,在家辦公靠譜嗎? 3

  孫夢子表示,行業裡任一細分應用場景背後都會是一個巨大的市場,會吸引N多個供應商入局,提供支撐企業各種運轉場景的工具。而這個“窗口期”過後,各個細分協同辦公領域將會呈現出一個相對清晰的競爭格局。 “但也不會像消費互聯網,形成老大老二通吃天下,老三老四老五喝湯,老五以後全部死掉的格局。”梁公軍形容。

“在疫情期間,用戶選擇哪個產品,主要是看誰能真正幫助他在辦公時提效。”石墨文檔市場負責人劉叢禮對燃財經表示,至於新增用戶能否留存,暫時還無法預估,留存除了和產品本身有關之外,還與使用場景有關,從遠程辦公回到辦公室集合辦公之後,使用習慣、企業主的決策都會影響用戶的去留。

  當企業主眼下最迫切的“痛點”解決後,第三波機會在企業用人方面。

孫夢子稱,尤其對於中小型企業來說,今年用人難、用人成本高的問題將更加嚴峻,企業主對靈活用工的需求將明顯增加,為企業提供靈活用工、隨需隨聘解決方案的企業將高速發展。這將加速傳統僱傭關係的瓦解,企業用人開始從僱傭關係轉換到合作關係。

  “數據隱私”是最大痛點

  雖然各地企業主不得不加入協同辦公軟件的客戶表,然而對於遠程辦公行業人士而言,仍然有一場硬仗要打。

據前瞻產業研究院統計,2018年,中國企業智能移動辦公投入結構分別為移動應用建設與開發投入46%、移動辦公相關服務20%,其他投入20%,移動安全投入僅佔14%,信息安全投入略顯不足,移動應用的信息安全建設仍是重中之重。

  梁公軍的另一個身份是太極資本創始人,他認為,數據隱私保護是企業用戶當前最核心的關注點。

圖 / Pexels圖 / Pexels

  石墨文檔從去年開始發力B端的商業化,在過程中重點採集了企業用戶使用遠程協作軟件的痛點。

  首先是安全問題。劉叢禮介紹了石墨文檔在三個重點環節做的工作。在存儲方面,將用戶數據保存至阿里雲,如果客戶所處的行業極度需要保密,也可以選擇定製版本,將資料部署在自有的服務器上;在基層結構上,從文件、文件夾到團隊空間(類似於企業雲盤),每一層都可設置不同的權限,從上往下逐級開放,便於企業管理;在離職交接方面,石墨文檔專門設置了一鍵交接文件歸屬權的功能,避免了文件洩露的尷尬。

  對於安全問題,國外已經有了另一套成熟的思路。

矽谷工程師Edward告訴燃財經,國內的公司更加強調內網的概念,但是這樣的危險之處在於,如果內網被入侵了,那就意味著入侵者可以藉機得到大量額外的權限,為了確保安全,公司就需要把大量精力放在保證內網不被入侵上,即便如此,風險依然存在,一般大公司都有成千上萬台電腦,難保不出問題。

而目前國外最新的思路是淘汰內部辦公網,將所有的核心資源放在雲上,員工可在家訪問,可在公司內部訪問,訪問權限不再以網絡環境區分,而是以用戶身份認證的過程區分。當然前提是,企業需要確保所有數據可追溯、可審計。舉個例子,如果員工在家訪問了公司資源,一旦發生數據洩漏,企業需具備可溯源查證數據洩露始末的能力。

Edward補充說,矽谷常用的在線協作軟件有Google Apps、Office 365、Slack等,但對於即時溝通軟件,很多大公司禁止使用外部的此類應用,選擇開發自家的工具,比如Google就用Hangouts,微軟就用Microsoft Teams等。

  在美國,員工在家辦公也是承擔著風險的。 Edward表示,很多在美國工作的人拿的是美國簽證,這些人從法律上來講是不能在家工作的。工作簽證上明確要求必須在指定地點、指定時間工作,當然公司也會盡量避免員工不小心違反這些規定。

  再者是集成問題。在充分競爭的市場環境下,產品同質化是行業繞不開的問題。劉叢禮稱,很多企業都有自己的OA系統,都希望外來的軟件能集成到自身的OA系統中,便於員工一站式使用,不用來回切換。

對於集成問題,人民數字科技產業有限公司常務副總經理張國君給出了相同的建議,市場不是非此即彼的零和遊戲,很多OA系統用的仍然是一些通用性軟件,線上協作工具可在專業性和定制化上下功夫,做現有OA的“伴侶”。

  張國君稱,大企業技術比較先進,生態比較完整,需要更重視小組織的用戶體驗和需求;小企業更具特色,需要具備更強的擴展性,強化與商業化程度的軟件的打通。

多位業內人士均表示,遠程辦公會成為一大趨勢,受此次疫情影響,行業中大小企業都有機會,但從很長一段時間來看,遠程辦公只是作為集中辦公的補充,不會成為主流。

  如何推進在家辦公?

  能否在家辦公,受行業類型影響最大。

2月2日,針對此次疫情對於節後復工等方面的影響,智聯招聘進行的調研數據報告結果顯示,互聯網企業在家辦公佔比最高,各行業中,企業採取在家辦公措施佔比最高是IT /通信/電子/互聯網佔比32.1%,其次為商業服務佔比28.3%。

來源 / 智聯招聘數據報告來源 / 智聯招聘數據報告

  對此,梁公軍錶示,互聯網相關行業裡,如互聯網工程師、編輯記者、市場、銷售,創意類行業如設計,以及律師這類腦力勞動者都適合在家辦公。孫夢子認為,適合在家辦公的行業,一定是數字化程度較高的行業,如科技互聯網、信息技術、媒體等線上業務流程相對成熟的行業,因為企業中具備強替代性、強文檔性或者強規範性的工作內容,都比較容易被搬運到線上。

  那麼,如何落地在家辦公呢?

  某互聯網大廠員工對燃財經表示,他接到通知從2月3日至10日在家辦公。此前他已遠程辦公一年,從員工的視角,他認為這種方式節省時間,但領導會有不同的想法。他的領導多次表示,當面溝通效率更高,對於一些重要事件,曾要求他出差當面匯報,平時也要求寫日報、週報,每一項工作的進度都會被嚴格“監督”,以把控進度。

  管理和溝通效率,是企業管理者最不放心的兩個問題。

  梁公軍建議企業管理者,首先,在家辦公也要加強定期溝通,以一定的會議制度來保障溝通頻率和效率。如果是對員工行為規範/工作流程控制較嚴的團隊,可以用釘釘、企業微信。其次,一定要把目標拆解為任務,把公司一段時間內的目標,拆解到每一天,對每一項任務責任到人、明確到小時、明確提交物的規範和要求。

  孫夢子建議,企業管理者多使用線上協作工具。在此次疫情之前,市面上的遠程軟件已經能夠滿足絕大多數企業的需求,但沒有得到充分利用,很多企業對企業微信、釘釘的使用,基本停留在考勤等管控而非協同的功能上。她建議企業主詳細了解遠程辦公軟件,把能夠搬運到線上的流程都以線上解決方案替代。

  此外,孫夢子講述了疫情期間易觀的應對策略,供企業管理者參考。一方面,高管在策略層面,將任務分解到各部門,再按業務目標把流程固化,形成文檔,全公司發放。另一方面,針對疫情啟動“AB角色”制度,內部員工全部分為A或B角色,也就是說,同樣一個崗位,對應備份兩位員工,A、B每天同步工作內容和進展,且輪流上班,A上3天班、B上3天班,減少感染的風險。正常情況下,A、B協同工作,一旦一方出現問題,迅速啟用另一個角色。

  在家辦公,時間彈性、節省了通勤時間,但也不是沒有弊端,比如溝通效率低、員工歸屬感低、對人的意志力也是非常大的考驗。當時Yahoo快不行了,最後一任CEO Marissa Mayer(瑪麗莎·梅耶爾)上任的第一件事,就是把Yahoo的所有員工叫回公司上班,不要再在家辦公了。

  而想要快速進入工作狀態,應該注意以下幾點:

  第一,形成規律作息。在家辦公,對公司而言,考驗的是把目標拆解為任務的能力,對員工而言,非常考驗區分工作和休息的能力。比如可以製定每天的日程計劃表,固定的時間處理工作,清晰地區分好工作和休息時間,才能既高效,又勞逸平衡。

  第二,不在休息區辦公。 Edward稱,很重要一點,就是你真的得在家里為自己準備一間屋子,專門用來辦公,然後你辦公的時候別人不能進來打擾你,將工作環境和生活環境分開。

  第三,要方法搭配工具,如對自己實行目標管理,同時搭配使用協同辦公軟件。

疫情之下,在家辦公靠譜嗎? 4

(聲明:本文僅代表作者觀點,不代表新浪網立場。)